Come essere più produttivi: le mie 5 verità

Capire come essere più produttivo, fino a qualche tempo fa era diventata una mia fissazione, anche perchè, se sei un po’ come me, sicuramente avrai avuto delle giornate in cui hai sentito che avresti avuto bisogno di 48-72 ore, invece che delle 24 che tutti abbiamo.

Questo perché magari hai tanti impegni, tante cose che vorresti realizzare e non hai abbastanza tempo per farle.

La cosa più brutta in tutto questo è che, purtroppo, spesso i nostri progetti ed i nostri sogni rimangono chiusi in un cassetto, perché non abbiamo abbastanza tempo o energia da dedicare a quello che effettivamente magari per noi conta di più.

Io per primo mi sono sentito così e, nel corso del tempo, sono riuscito a trovare metodi e strategie che mi hanno permesso di gestire il mio tempo e le mie risorse al meglio, ed è questo ciò che vedremo in questo articolo: come essere più produttivi grazie a queste (mie) 5 verità sulla produttività.

Nota che dico “mie”, perché di tecniche della produttività ne esistono un miliardo (molte delle quali peraltro valide), ma non siamo tutti uguali e ciò che funziona per me non è detto che funzioni per qualcun altro. Queste sono strategie che ho provato sulla mia pelle per aumentare la mia produttività e, magia magia, hanno funzionato alla grande.

Spero che lo stesso varrà anche per te 🙂

Spoiler Alert: sono cose che possono aiutarti ad essere produttivo sia per il lavoro che per lo studio 🙂

Verità # 1: Le ore non sono tutte uguali. Ecco come essere più produttivi!

Eh, sì! perché nell’arco della giornata abbiamo momenti di up e di down, in cui la nostra energia è un po’ più alta o è un po’ più bassa.

Io, ad esempio, ho sempre saputo di essere più produttivo la mattina, e infatti mi capita spesso di avere l’energia più alta nelle prime ore del giorno, un tracollo (a.k.a. abbiocco) nel dopo pranzo, un po’ di ripresa nel pomeriggio, per poi avere di nuovo una specie di mezzo picco durante la sera.

Sapere questo, mi aiuta a spendere meglio le mie energie nei momenti della giornata in cui so di essere più produttivo, ed è proprio in quei momenti che affronto i compiti che mi richiedono più concentrazione.

Al contrario, quando mi metto a lavorare su cose particolarmente complesse in un mio momento di “down” ecco che per quanto mi ci sbatta, non ingrano ed è come se sprecassi il mio tempo.

Inoltre, tengo traccia delle ore in cui lavoro e su che cosa lavoro; questo perchè mi prima capitava spesso di trascorrere ore a lavorare per poi arrivare a fine giornata e chiedermi: “ok, ho capito, oggi ho lavorato su questo, su questo e su questo, poi però il resto del tempo dov’è andato?“

Per avere una giornata più produttiva possiamo quindi programmare le attività su cui lavorare e soprattutto quando e per quanto lavorarci su può fare una grandissima differenza. Capire come diventare più produttivi produttivi passa anche dal conoscere a fondo i propri ritmi.

Verità # 2: la nostra motivazione non è sempre uguale

Spesso, quando devo cominciare a lavorare su progetti o compiti che mi richiedono molta concentrazione, e magari sono stanco dopo una lunga giornata di lavoro, mi ritrovo a dire: “preferisco guardarmi un film su Netflix, oppure guardarmi quel video su YouTube che mi interessa…” o in linea di massima cazze****re un po’.

Poi però mi rendo conto che una volta buttato il cuore oltre l’ostacolo, una volta passata questa resistenza iniziale, automaticamente entro in uno stato di concentrazione, di flow come si dice in inglese, tale per cui alla fine il mio lavoro prosegue tranquillamente e rimango concentrato.

Steven Pressfield, nel suo libro “La guerra dell’arte”, chiama questo meccanismo “Resistenza”, cioè quella cosa che fa sì che invece di fare quello che dovremmo o vorremmo fare, alla fine non lo facciamo mai.

Oltretutto, se hai una personalità multipotenziale, potresti avere moltissimi progetti su cui lavorare allo stesso tempo, il che vuol dire che questa resistenza la potremmo sentire (molto) più spesso di quanto crediamo

Ecco, se vuoi organizzare e rendere più produttiva la tua giornata, uno dei tuoi nemici giurati sarà la procrastinazione.

Procrastinare non è sempre per forza una cosa negativa, ma da “rimandatore” nato quale sono, ti posso assicurare che i motivi per cui rimandiamo spesso sono tutt’altro che nobili e ben poco hanno a che fare con la organizzazione efficiente di tempo e risorse.

Cosa fare quindi per essere più produttivi? Quando sappiamo che dovremmo fare qualcosa ma ci sentiamo poco motivati a farlo, spesso basta solo stringere i denti i primi 10 minuti, dopodiché “magicamente” saremo così immersi nel nostro lavoro da non renderci nemmeno conto del tempo che passa…provare per credere 🙂

Verità # 3: le risorse richieste non sono sempre uguali

Sarà anche una cosa banale da dire, ma se vogliamo capire come essere più produttivi, dobbiamo prima capire come gestire le nostre risorse.

Se devi scrivere o copiare semplicemente un documento Word, ti metti lì e lo copi…easy; una cosa diversa è se devi fare un lavoro di ricerca, raccolta di risultati e magari creazione di un report sull’argomento ricercato, il che chiaramente richiede molto più sforzo e concentrazione.

Il nostro cervello tutte le volte che deve lavorare su compiti abbastanza complessi e strutturati, o comunque poco ripetitivi, deve passare attraverso varie modalità di lavoro (in questo caso, ricerca, sintesi e scrittura….3 cose molto diverse tra loro).

Per passare da uno stato all’altro e per lavorare alla massima efficienza su un determinato compito ci mette un po’, il che significa che se noi continuiamo a cambiare “modalità di lavoro”, il nostro cervello dovrà tutte le volte resettarsi, per poi trovare la giusta concentrazione per lavorare sui compiti che “gli abbiamo assegniamo” . Ecco, se noi ripetiamo questi passaggi più volte sprecheremo più energie e risorse.

L’esempio del mio lavoro

Nel mio lavoro, ad esempio, mi capita spesso di fare ricerche: per esempio se devo creare dei documenti da dare ai copywriter, dovrò fare la ricerca di parole chiave, l’analisi dei concorrenti ed infine dovrò scrivere tutte le mie indicazioni per la stesura degli articoli da mettere sui blog.

Quello che facevo prima era: svolgere un pezzo di ricerca e poi scrivere un pezzo di documento, svolgere un altro pezzo di ricerca e poi scrivere un altro pezzo di documento, finché la ricerca non era completata

Così facendo il mio cervello era costretto a passare dalla modalità “ricerca” alla modalità “scrittura” continuamente, e il passaggio da uno stato all’altro costava al cervello tempo ed energia.

Adesso invece utilizzo il batching, ossia, prima faccio tutte la ricerche necessarie e poi passo alla scrittura del documento.

Il batching è proprio questo: mettere insieme tutti i processi che richiedono le stesse risorse da parte del nostro cervello, così da non “sprecare” il tempo e le energie mentali richieste per arrivare al “punto di massima efficienza”. Questo ci aiuta ad essere più veloci nel lavoro senza, ovviamente, sacrificare la qualità.

Questo, tra l’altro è proprio il contrario del multitasking che, contrariamente a quanto si pensi, è la Kryptonite della nostra produttività.

Verità # 4: le risorse richieste non sono sempre uguali…di nuovo

Prima abbiamo parlato di aumentare la nostra poduttività facendo attenzione alle nostre risorse interne (energie mentali); adesso, però, parliamo di risorse esterne.

Se ci pensiamo bene, ci sono alcuni aspetti delle cose su cui lavoriamo che necessariamente richiedono di essere gestite da noi, ma ce ne sono altri che non richiedono per forza la nostra attenzione e che possiamo delegare ad altri.

Per esempio, un articolo di un blog, oltre ad essere ricercato e scritto, dovrà anche essere poi corretto, editato, accorciato e così via; questa fase di editing puoi farla fare a qualcun altro, basta che sia una persona di cui ti fidi e che sappia parlare bene l’italiano.

L’importante è che utilizzi le tue energie proprio dove l’apporto che puoi dare tu è maggiore: se ci pensi, chiunque può correggere l’italiano al posto tuo, ma nessuno può scrivere come te, perché quella è la tua voce.

Ma (e qui viene fuori la mia parte più nerd) non si parla solo di delegare a persone, ma anche alla tecnologia.

In un altro articolo ho accennato alla possibilità di dettare gli articoli del blog invece di scriverli, questo perché senza dubbio, la velocità del parlato (e della dettatura appunto) è molto più alta della velocità di scrittura.

Infatti se prendiamo il nostro telefono ed incominciamo a dettare l’articolo, invece che scriverlo noi, sfruttiamo la tecnologia che abbiamo addosso tutti i giorni per realizzare un lavoro in maniera più efficiente.

Delegare a qualcuno compiti che non richiedono la nostra assoluta attenzione e alla tecnologia compiti che possono essere fatti in modo più veloce ed efficiente vuol dire avere più tempo per le cose dove possiamo fare effettivamente la differenza.

Verità # 5: non siamo delle macchine. Non focalizziamoci solo sull’essere produttivi

Non so tu, ma onestamente io di questo aspetto io mi dimentico abbastanza spesso: come dicevo all’inizio, sono una persona che ha tanti progetti, tante cose da fare, tante cose su cui vorrebbe lavorare e non ho il tempo per fare tutto.

Spesso magari mi carico di troppi compiti e mi dimentico una cosa molto importante: io non sono una macchina e devo riposare.

Forse anche tu ti senti così?

Se vogliamo scoprire come ritrovare la produttività che avevamo e che forse abbiamo perso, è importante ricordarci che ogni tanto è necessario fermarsi, prendere un bel respiro e liberare la nostra mente. Così facendo il nostro corpo ed il nostro cervello si ricaricheranno di energie e saremo più efficienti e produttivi di prima.

Domanda bonus: perché vuoi essere più produttivo?

Vuoi capire come diventare più produttivo? Ok, figata! Ma perché? Quali sono le tue priorità?

È un aspetto su cui spesso si passa sopra, però è molto importante!

Le nostre energie ed il nostro tempo sono limitati e c’è il rischio che vengano spesi su cose che magari non sono prioritarie ed importanti, mentre le cose che lo sono veramente vengono messe in secondo piano.

Avere ben presente il perché vogliamo essere più produttivi e che cosa vogliamo dalle nostre risorse servirà a mettere a fuoco le nostre priorità e allocare le giuste energie là dove serve.

Ma perché capire come essere più produttivi è importante per il lavoro?

Il legame tra produttività e lavoro è ovvio, non fosse altro perché essere più produttivi sul lavoro normalmente viene ancora visto come un plus. La questione si fa un po’ più sottile quando abbiamo poco tempo a disposizione, ad esempio, per realizzare i nostri progetti e abbiamo la necessità di farci rendere il più possibile quel poco che abbiamo. Lo sa bene chi, come il sottoscritto, battaglia tutti i giorni con la cronica mancanza di tempo necessario da dedicare ai vari progetti su cui lavora. In questi casi, spremere al massimo le nostre ore disponibili è indispensabile ed è proprio qui che nasce la necessità di diventare più produttivi, non considerando la produttività fine a se stessa, ma considerandola più come una specie di ottimizzazione massima del nostro tempo e delle nostre energie.

Il prossimo passo

Come tanti, forse, avrai sacrificato alcuni tuoi sogni perché non hai tempo da dedicarci. Se è così, queste accortezze ti possono aiutare: ti invito a riflettere su tutti i tempi morti e le cose che fai tutti i giorni che, magari, anche solo facendole in modo diverso potrebbero farti guadagnare un bel po’ di tempo in più.

Dicevamo che essere più produttivi non vuol dire solo fare più cose, ma vuol dire sfruttare meglio il tempo e le risorse che hai già. Sono sicuro che, a guardar bene, troverai molto più tempo di quanto immagini. Però la cosa più importante da fare è, anzitutto, staccarsi dalla classica frase “eh, ma io non ho tempo”.

Seguire questi 5 consigli sulla produttività (più la domanda), farà sì che porteremo la gestione del tempo finalmente là dove deve stare, in questo millennio, in cui non si parla più solo di produttività, ma anche di gestione delle energie.

Eh sì, perché ormai lavoriamo non solo con il nostro tempo, ma anche con le nostre idee e con le nostre conoscenze e dobbiamo far sì che le nostre energie siano tanto ottimizzate come il nostro tempo (se non di più).

PS: se vuoi diventare più produttivo, dai un occhio anche a quest’altro articolo

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