Capacità comunicative: cosa sono e perché sono fondamentali nel lavoro

Sviluppare le proprie capacità comunicative è ciò che ci permette di interfacciarci con il mondo e con la realtà circostante. Non è un caso che, fin da appena nati, abbiamo la necessità di comunicare con gli altri. Comunicare con gli altri non è solo una necessità, ma fa parte della nostra natura, del nostro DNA.

Comunicare, infatti, significa proprio mettere in comune, vuol dire stabilire dei rapporti sociali che si basano proprio su questo scambio di informazioni. Ecco che cosa vuol dire quando si dice che l’uomo è un animale sociale. L’uomo è un animale sociale proprio grazie alla sua capacità di comunicazione, non solo attraverso la parola, non solo attraverso i gesti, ma anche grazie all’arte e alla scienza.

Ma, per quanto comunicare sia una cosa normale e naturale, la cosa importante è saperlo fare in maniera efficace ed efficiente. Come tante cose, infatti, sembra una cosa banale da fare, ma un conto è farlo e basta, un altro conto è farlo bene.

Perché è importante sviluppare le proprie capacità comunicative

“Una persona è dotata di competenze comunicative quando è capace di scegliere quando parlare, quando tacere, riguardo a che cosa parlare, a chi, dove e in che modo”.

Dell Hymes

Come dicevamo, l’arte della comunicazione è una cosa che impariamo appena usciti dalla pancia della mamma. Naturalmente, prima comunichiamo in maniera molto elementare, utilizzando solamente il pianto e alcuni movimenti basici del corpo.

Ma poi, crescendo, la nostra personalità si forma e, con questa, anche il nostro modo di comunicare che via via via che passerà il tempo, inizierà a comprendere anche altri fattori come l’intonazione della voce, lo sguardo, movimenti più complessi del corpo, il modo di vestirsi, e un’infinità di altri fattori che utilizziamo più o meno consciamente.

Ma non solo utilizziamo una miriade di modi diversi per comunicare, ma siamo anche influenzati, a volte in maniera non cosciente, da un’altrettanta varietà infinita di modi di comunicare: ad esempio, ci sono ricerche che indicano come, a volte, gli elettori siano spinti a votare per persone che hanno una voce bassa, molto probabilmente perché associamo questa bassa tonalità con altre qualità come il carisma, la forza e la presenza.

Quindi, sia che sia comunicazione verbale, sia che sia comunicazione non verbale, poco conta, sempre di comunicazione si tratta e, gira che ti rigira, non possiamo NON comunicare.

Anche il silenzio è comunicazione: con il silenzio noi possiamo, ad esempio, sottolineare ciò che è appena stato detto. Quando si dice, appunto che “un silenzio vale mille parole”.

Ma che cosa c’entrano le capacità comunicative con il lavoro?

La comunicazione riveste un ruolo fondamentale, sia perché tutti gli elementi che abbiamo visto sopra sono ancora pienamente validi, ma soprattutto perché, al giorno d’oggi, tutto ruota intorno alla comunicazione.

Sviluppare adeguatamente le proprie capacità comunicative è ciò che può fare la vera differenza tra trovare un lavoro adeguato oppure no, guadagnare di più oppure di meno. Saper comunicare, quindi, può spalancare un’infinità di porte, soprattutto se siamo in grado di comunicare in diverse lingue e in modo appropriato a seconda di contesti e culture diverse.

Le capacità comunicative, inoltre, sono parte di quelle competenze che vengono, solitamente, messe sotto l’ombrello delle cosiddette soft skills, ossia quel gruppo di competenze quasi più umane e immateriali che però possono fare la differenza sia per quanto riguarda il nostro posizionamento professionale, ma sia anche agli occhi di un possibile selezionatore.

E, occhio, che non è semplicemente una questione di saper parlare bene, ma è una questione di saper comunicare bene e in maniera appropriata utilizzando moltissimi mezzi diversi, ad esempio le email, o il telefono o negli ultimi tempi le video chiamate.

E, inoltre visto che si parlava di selezionatori del personale, non possiamo non considerare anche il come ci poniamo e il come ci vestiamo, il che, chiaramente, non vuol dire per forza in giacca e cravatta, ma vuol dire vestirsi nella maniera adeguata alla situazione.

Anche questa, è comunicazione e ricordiamoci che è la prima impressione quella più forte, una prima impressione che si sviluppa, appunto, grazie alla comunicazione.

Le “ottime capacità comunicative e relazionali”

E, ancora, si parla sempre di “team”, di saper giocare di squadra, ma va da sé che “saper giocare di squadra” significa, essenzialmente, essere in grado di comunicare con i propri compagni nella maniera migliore possibile e, infatti, non a caso si parla di competenze comunicative e interpersonali.

Ma “comunicare nella maniera migliore possibile”, di nuovo non vuol dire semplicemente comunicare bene e basta, ma vuol dire comunicare in un modo tale che non faccia sprecare tempo e risorse nostre e dei nostri colleghi, e vuol dire comunicare anche in un modo tale da mantenere sereni i rapporti all’interno del gruppo.

Chiunque abbia avuto esperienza di lavorare in team sa benissimo che il gruppo funziona meglio quanto migliori sono i rapporti tra i componenti, rapporti che possono essere distesi e proficui solamente se le capacità comunicative e relazionali dei membri vengono messe a frutto.

Ecco, quindi, che cosa c’entra sviluppare le proprie capacità comunicative con il lavoro: soprattutto nel mondo professionale di oggi, avere delle adeguate competenze comunicative può realmente fare la differenza tra noi e un altro candidato, può voler dire ottenere un lavoro piuttosto che un altro e, sul lungo periodo, può voler dire sviluppare o meno la propria attività lavorativa.

Ma quali sono queste competenze comunicative di cui si parla?

Quando si parla di capacità di comunicazione, vogliamo dire in realtà un mondo di cose, anche molto diverse tra loro. Alcuni esempi di capacità comunicative sono:

• Capacità di ascolto
• Empatia
• Capacità di analisi e sintesi
• Padronanza del lessico e delle regole della grammatica
• Avere la completa padronanza dello strumento voce
• Padronanza del corpo
• Capacità di scrittura
• Essere in grado di comprensione di ciò che si legge e di ciò che si ascolta
• Capacità di parlare in pubblico
• Essere in grado di presentare in pubblico
• Capacità di comunicazione in lingue diverse
• Capacità di comunicazione in contesti e culture diverse
• …

I diversi tipi di comunicazione

Ormai è un dato abbastanza assodato che, nell’ambito di una normale comunicazione, comunichiamo solamente in una piccola percentuale con la nostra voce, mentre tutto il resto viene espresso attraverso elementi corporei.

È ciò che distingue gli elementi della comunicazione verbale, non verbale e paraverbale. La comunicazione verbale, banalmente, include tutto ciò che noi diciamo, le nostre parole. La comunicazione paraverbale, invece, include tutti gli elementi che compongono il nostro modo di esprimerci attraverso la voce: le pause, il ritmo, l’intonazione, il timbro, il tono eccetera.

Infine, la comunicazione non verbale include tutti gli elementi che fanno riferimento al nostro corpo: la distanza che manteniamo, l’espressività del nostro volto e dei nostri occhi, come e dove indirizziamo il nostro sguardo, la postura e i gesti.

A proposito di postura e gesti: sono sempre stato molto incuriosito dalla questione delle braccia incrociate e quanto questo, come spesso si sente dire, voglia realmente dire che siamo chiusi rispetto all’esterno. Sono sempre stato un po’ scettico a riguardo e ne ho trovato conferma: le braccia incrociate, possono avere un significato di chiusura verso l’esterno, ma possono avere tutta un’altra sfumatura di significato che poco o nulla ha a che fare con questa chiusura.

Ad esempio, le braccia incrociate possono comunicare tranquillità nella situazione, o ancora concentrazione, o ancora rabbia o ansia.

Questo a dire come, purtroppo, spesso, la comunicazione viene iper semplificata e, realmente, in questo caso, proprio non si dà peso alle parole che si dicono.

E riconoscere il peso e l’importanza di ciò che si dice e di come lo si dice è proprio uno degli elementi fondamentali da tenere presente quando vogliamo sviluppare le nostre capacità di comunicare.

Come migliorare le proprie capacità comunicative

Le capacità comunicative possono essere migliorate racchiudendo ogni aspetto che noi vogliamo considerare in tre grandi aree:

• energia e presenza
• chiarezza
• empatia

Energia e presenza perché le persone mi ascoltino, chiarezza perché le persone non mi fraintendano ed empatia perché le persone devono sentire quello che voglio dire e io devo sentire quello che loro voglio dire a me.

Dare il giusto peso alle proprie parole (energia e presenza)

Come dicevamo poco sopra, in effetti, spesso non ci rendiamo conto del peso che le parole hanno su di noi, su quello che noi pensiamo e, purtroppo, anche su quello che gli altri pensano. Se ci diciamo di essere dei falliti, di aver sbagliato tutto, di essere dei negati e di meritarci poco dalla vita, beh possiamo star certi che difficilmente le nostre azioni si discosteranno molto da ciò che diciamo.

I nostri pensieri diventano le nostre parole, le nostre parole diventano le nostre azioni, le nostre azioni diventano le nostre abitudini, le nostre abitudini diventano chi siamo. Quindi, in maniera molto letterale, dobbiamo stare attenti alle parole che utilizziamo, perché sono proprio queste parole utilizzate oggi, domani, dopodomani nei mesi e anni a venire che formano il nostro carattere e ciò che otterremo dalla vita.

Assertività (energia e presenza)

Naturalmente, il comunicare in maniera assertiva richiederebbe un articolo a sé stante, data la grandezza e complessità dell’argomento. Per adesso ci basti dire che per assertività si intende comunicare in maniera chiara e decisa (ma occhio non aggressiva) le proprie posizioni, le proprie necessità, i propri sentimenti. Comunicare in maniera assertiva vuol dire essere in grado di portare all’esterno le nostre ragioni, facendole valere e senza prevaricare quelle di altri, riconoscendole tanto importanti come quelle degli altri.

Una capacità, sempre afferente all’assertività che, purtroppo, spesso viene messa in secondo piano è la capacità di dire “no” quando ci sentiamo di volerlo o doverlo dire. Dire “no”, essenzialmente, vuol dire affermare la propria persona e il proprio sentire a rischio di venire derisi, incompresi e, più in generale, di essere allontanati dal gruppo.

Ma, come dicevamo, l’uomo è un animale sociale e ha bisogno del gruppo per sopravvivere; per cui se noi coscientemente corriamo il rischio di essere allontanati dal gruppo dobbiamo:

A) essere convinti del nostro no

B) essere forti abbastanza da poter sopravvivere al rimanere “senza” gruppo.

Questo, ovviamente, presuppone il fatto di conoscersi bene, di conoscersi a fondo, di conoscere le proprie forze e le proprie debolezze, in modo tale da dare al nostro “no” un seguito deciso e coerente.

Comunicare in maniera assertiva vuole anche dire avere la forza e la capacità di formulare le proprie richieste nella maniera appropriata, senza farle passare come delle richieste di permesso, né facendole percepire agli altri come ordini.

Padroneggiare la propria voce (energia e presenza)

Un altro elemento che fa parte dell’energia della comunicazione è appunto la voce. Come dicevamo prima, la voce è composta da elementi verbali e paraverbali, quindi non solo “che cosa” diciamo, ma è anche il “come” lo diciamo.

Il “cosa” riguarda tutti gli elementi che fanno parte della comunicazione verbale, quindi, le parole, la grammatica e così via. Sono tutte le norme che ciascuno di noi, chi più chi meno, segue per comunicare con chi gli sta intorno (in cui rientra anche il mitico “ottime capacità comunicative” che si mette nel CV).

Ma, come dicevamo, solo una piccola percentuale della comunicazione è composta da ciò che diciamo. Una parte più consistente è invece costituita dal “come” lo diciamo quindi dal modo di scandire le parole, dalla velocità con cui parliamo, dal ritmo, dal tono, dalle pause, dalla respirazione e così via.

Sviluppare le proprie capacità comunicative passa anche, e soprattutto, dalla corretta gestione del proprio strumento.

Prestare attenzione al proprio corpo (energia e presenza)

Come dicevamo, non è semplicemente una questione di voce, ma è anche una questione fisica, una questione che riguarda il nostro corpo. Ciò che noi diciamo deve essere supportato anche dai movimenti e dalla postura del nostro corpo, elementi che servono per negare, confermare o rinforzare ciò che stiamo dicendo.

A volte, ad esempio, capita che a voce si dica “sì”, mentre magari si sta scuotendo la testa, chissà, forse in maniera inconscia. Questo scuotere la testa vuole chiaramente dire “no”, ma se diciamo “sì” con la voce e “no” con il corpo allora c’è qualcosa che non va e, questo messaggio poco chiaro arriva anche a chi ci ascolta che non capirà quello che vogliamo dire. Ed è appunto per questo motivo che parliamo anche di chiarezza.

Essere semplici e concisi (chiarezza)

Non possiamo certo dire di essere dei mostri della comunicazione se non sappiamo far passare con semplicità e chiarezza quello che vogliamo dire. Se gli altri non capiscono, è perché, spesso, non c’è un problema dalla parte del ricevente, ma il problema vero è nel mittente, in colui che emette il messaggio.

Se ciò che noi diciamo non è chiaro e semplice, allora aumentiamo le possibilità che chi ci ascolta non capisca, annullando, di fatto, l’essenza stessa della comunicazione che è, appunto, quella di far passare dei messaggi.

La capacità e la chiarezza sono i modi migliori per far passare la comunicazione e, come si dice nell’ambito della formazione, “se non lo sai spiegare in maniera semplice, vuol dire che non lo conosci abbastanza bene”.

Semplicità e chiarezza derivano, prima di tutto, quindi, da una semplicità e una chiarezza che vengono, prima di tutto, dall’interno. Non è questione di iper semplificare le cose, ma è più che altro una questione di non complicare troppo le cose. Essere sintetici, chiari e schematici non vuol dire semplificare o banalizzare ciò che vogliamo dire, ma vuole semplicemente dire non incasinarlo.

Eliminare i filler (chiarezza)

Nel linguaggio comune, e molto spesso quando siamo in situazione di comunicazione non controllata, riempiamo il nostro discorso con elementi extra tipo “eeeee”, “sai”, “beh” e così via.

Questi sono elementi che danno ricchezza alla comunicazione, ma la rendono anche più complessa. Fare il meno affidamento possibile su questi elementi, vuol dire quindi rendere la nostra comunicazione più semplice e chiara (anche se magari meno personale).

Ascoltarsi (chiarezza)

Quando, un po’ di tempo fa, parlavamo della pratica deliberata, dicevamo quanto sia importante auto osservarsi per trovare delle aree di miglioramento. In questo caso non si parla solo di auto osservarsi, ma si parla anche di ascoltarsi. Ascoltandoci ci rendiamo conto di dove sono le nostre aree di miglioramento, dandoci quindi la possibilità di migliorare là dove noi sappiamo di dover migliorare. Ma la comunicazione è qualcosa che coinvolge anche gli altri, quindi non dobbiamo ascoltare solo noi stessi, ma, soprattutto, dobbiamo essere capaci di ascoltare anche gli altri.

Ascoltare gli altri (empatia)

Se è vero, come è vero, che la comunicazione è un rapporto tra due o più individui, la bontà di questo rapporto si baserà molto sull’ascolto di ciò che gli altri hanno da dire. Quando parlavamo di assertività, dicevamo che assertività vuol dire esprimere le proprie ragioni; ma come noi abbiamo le nostre ragioni, ovviamente, anche gli altri avranno le loro.

Ascoltare le ragioni e i punti di vista degli altri è il primo modo per assicurarsi che la comunicazione sia un elemento di incontro tra i soggetti coinvolti. Ascoltare, vuole anche saper capire chi abbiamo di fronte e che cosa ci sta dicendo. Sapendo chi abbiamo di fronte, noi avremo la possibilità di adeguare la nostra comunicazione con lo scopo di renderla più efficiente ed efficace.

Vedere gli altri, ma per davvero (empatia)

Come dicevamo, saper ascoltare gli altri è un elemento fondamentale per stabilire una buona comunicazione. Ma sviluppare le nostre capacità di comunicare passa anche attraverso la capacità di interpretare ciò che gli altri, più o meno consciamente, ci comunicano con il loro corpo e con tutto ciò che riguarda la comunicazione non verbale. I loro sguardi, la loro postura, i loro gesti sono tutti elementi che ci comunicano come gli altri rispondono a ciò che noi stiamo dicendo e saper interpretare questi segnali è un elemento fondamentale per sviluppare le nostre doti di comunicatori.

Il prossimo passo

Abbiamo quindi capito che saper comunicare è fondamentale nel mondo di oggi. Ma, praticamente, come possiamo migliorare?

Fortunatamente, la comunicazione è qualcosa che utilizziamo sempre, tutti i giorni, tutto il giorno e in tutte le situazioni. Per migliorare le nostre capacità comunicative, la prima cosa su cui dobbiamo fare affidamento è l’auto osservazione che, occhio, non vuol dire giudicarsi, ma vuole semplicemente dire guardarsi.

È un guardarsi oggettivo per cercare di capire come stiamo comunicando: quello che noi diciamo è sufficientemente chiaro? Il modo in cui noi ci poniamo rispetto agli altri aiuta la nostra comunicazione con loro o è più un ostacolo? Parliamo forse a voce troppo bassa, impedendo quindi agli altri di capirci? Oppure forse parliamo a voce troppo alta, passando quindi come quelli che vogliono prevaricare gli altri urlando?

La comunicazione, come abbiamo visto, è un aspetto estremamente complesso e articolato, per cui, ognuno di noi, avrà le sue aree di miglioramento. Ma, a prescindere da ciò che noi dobbiamo migliorare, la cosa importante da fare è auto osservarsi per capire, appunto, quali sono le nostre aree di miglioramento, in modo tale da migliorare, nel tempo, i nostri rapporti con gli altri, le nostre possibilità professionali e, perché no, il rapporto con noi stessi.

Un abbraccio